কার্যকর ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা এর জন্য কি করণীয়?
একটি ব্যবসায়কে কার্যকর ব্যবসায়ে পরিণত করার ক্ষেত্রে এর ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা এর দিকে যথেষ্ট পরিমাণ নজর দিতে হয়। ব্যবসায় মাত্রই পরিষ্কার দৃষ্টিভঙ্গি এবং উদ্দেশ্য ঠিক করে এগিয়ে চলা জরুরি। একটি প্রতিষ্ঠানের সকলকে সঠিক দিকনির্দেশনা দিতে, একই নির্দেশনার অধীনে পরিচালিত করতে, ব্যবসার উদ্দেশ্য এবং লক্ষ্য অর্জন করতে শুরুতেই সকল বিষয়ে পরিষ্কারভাবে পরিকল্পনা করা ও জ্ঞান দেওয়া জরুরী।
ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা এর ক্ষেত্রে কিছু পয়েন্ট অবশ্যই খেয়াল রাখতে হবে। প্রতিটি ভীষণ প্রয়োজনীয় এবং কার্যকর।
কার্যকর ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা এর জন্য করণীয় সমুহ
কার্যকর ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা এর জন্য কিছু বিষয় অনুসরণ করা জরুরি।
স্মার্ট লক্ষ্য নির্ধারণ
বিশাল লক্ষ্য নিয়ে বসে থাকা কখনোই সঠিক সিদ্ধান্ত নয়। বিস্তৃত কিন্তু অনির্দিষ্ট লক্ষ্য মানে প্রথমেই কার্যকরিতার সম্ভাবনা থেকে অনেক ধাপ পিছিয়ে আসা। একটি কার্যকরী ব্যবসায়ের ক্ষেত্রে প্রথমে প্রয়োজন সুনির্দিষ্ট লক্ষ্য। নির্দিষ্ট, পরিমাপযোগ্য, অর্জনযোগ্য, প্রাসঙ্গিক, এবং সময়সীমাবদ্ধ লক্ষ্য স্থির করা একটি কার্যকর ব্যবসায়ের প্রথম ধাপ। এই মানদণ্ডগুলিই কিন্তু ব্যবসায়ের লক্ষ্যগুলিকে কার্যকর করে তোলে এবং ব্যবসার জন্য একটি পরিষ্কার রোডম্যাপ প্রদান করে। তাই সার্বিকভাবে ব্যবসা পরিচালনা শুরু করার আগে মূল সময় ব্যয় করতে হবে সুনির্দিষ্ট লক্ষ্য ঠিক করার কাজে।
সাংগঠনিক চার্ট তৈরি
ব্যবসার মধ্যে একটি স্পষ্ট কাঠামো এবং শ্রেণিবিন্যাস শুরুর দিকেই করতে হবে। এতে ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা কার্যক্রমে ভুল কম হয়ে থাকে। দক্ষতা অনুযায়ী কাজ ভাগ করে, কাজের জবাবদিহিতা নিশ্চিত করতে হবে। একটি সাংগঠনিক চার্ট থাকলে রিপোর্টিং ব্যবস্থা অনেক বেশি সাজানো গোছানো হয়। অর্থাৎ নিজের কাজের জন্য কে কাকে রিপোর্ট করবে তা পরিষ্কার থাকে। কে কাকে মেনে চলবে, কার কি দায়িত্ব, একইসাথে কার কি বিষয়ে অধিকার আছে এসবের রূপরেখা পাওয়া যায়। স্বাভাবিকভাবেই এ সকল বিভ্রান্তি হ্রাস পেলে আরও ভাল সিদ্ধান্তগ্রহণ সম্ভব হয়।
ওয়ার্কফ্লো এবং প্রসেস নির্ধারণ
কাজের ধারাবাহিকতা এবং দক্ষতা ব্যবসা কার্যকর ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা এর অন্যতম চাবিকাঠি। কাজগুলি ধারাবাহিকভাবে এবং কম অপচয়ের সাথে সম্পন্ন করার বিষয়টি নিশ্চিত করতে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া প্রথমে ম্যানেজমেন্ট পর্যায়ে থেকে ঠিক করতে হবে এবং এরপর তা ব্যবসায়ের নানা স্তরে কাজ করা প্রতিটি মানুষের মাঝে ছড়িয়ে দিতে হবে। এবং এর ফলে কাজের মান যেমন উন্নত হয় একই সাথে ব্যবসায়ের পণ্য কিংবা সেবার মান বাড়ে।
কাজ ভাগ ও বন্টন
একটি কার্যকর ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা এর ক্ষেত্রে ব্যবসায়ের সাথে জড়িত সদস্যদের দক্ষতার উপর ভিত্তি করে দায়িত্ব বরাদ্দ করতে হবে। একটি ব্যবসায়ের সবাইকে দিয়ে কিন্তু সব কাজ হবে না তাই দক্ষতা ও যোগ্যতা অনুযায়ী কাজ ভাগ করে দেওয়া উচিত। একই সাথে একজন কার্যকর প্রতিনিধি নির্বাচিত করা প্রয়োজন। কার্যকর প্রতিনিধিত্ব শুধুমাত্র আপনার কাজের চাপকে হালকা করে না বরং আপনার দলের দক্ষতা বাড়ায় , তাদের নির্দিষ্ট কাজের প্রতি ওনারশিপ তৈরি করে এবং ব্যবসায় তাদের অবদান রাখার ব্যাপারে সাহস ও সহযোগীতা দেয়।
যোগাযোগ চ্যানেল নির্ধারণ
সহযোগিতা এবং স্বচ্ছতা বৃদ্ধির জন্য ব্যবসায়ের সদস্যদের মধ্যে খোলা এবং নিয়মিত যোগাযোগের জন্য চ্যানেল স্থাপন একটি কার্যকর ব্যবসার জন্য বাধ্যতামূলক। যোগাযোগ নিশ্চিত ও স্বচ্ছ রাখলে ভুল বোঝাবুঝি কম হয়, সকলে খেয়াল রাখতে পারে তারা একই লক্ষ্য নিয়ে কাজ করছে কিনা এবং প্রতিষ্ঠানের মধ্যে ঐক্য থাকে।
প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুল ব্যবহার
প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুল বর্তমান ডিজিটাল দুনিয়ায় ব্যবসায়ীদের জন্য একটি আশীর্বাদ। সদস্যদের মধ্যে কাজ ভাগ করা, কাজের অগ্রগতি ট্র্যাক করা , এবং প্রকল্পগুলি সময়মতো সম্পন্ন হচ্ছে কিনা তা নিশ্চিত করতে এই প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুল খুবই প্রয়োজনীয়। এই ধরনের টুল একটি নির্দিষ্ট প্ল্যাটফর্ম তৈরি করে যার ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ও অধিকতর কার্যকর হয় এবং এর মাধ্যমে কাজের শুরু থেকে শেষ সবকিছু নিয়মের মধ্যে থেকে সর্বোচ্চ ফলাফল নিয়ে আসার জন্য কার্যকর।
সময়সূচী তৈরি ও বাস্তবায়ন
সময় এক অমূল্য সম্পদ। আর ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা এর ক্ষেত্রে সময়কে মেনে কাজ করা সফল হওয়ার অন্যতম চাবিকাঠি। একটি কার্যকর ব্যবসায় গঠন ও পরিচালনা করতে হলে একটি সময়সূচী বাস্তবায়ন করা বাধ্যতামূলক। এর মাধ্যমে একদিকে যেমন নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে কাজ সম্পন্ন করা অভ্যাস তৈরী হয়, একই সাথে কোন কাজকে বেশি গুরুত্ব দিতে হবে, কোন কাজ আগে এবং কোন কাজ পরে করতে হবে, এবং সেজন্য কি ধরনের রিসোর্স কোন সময়ে প্রয়োজন তা নির্ধারণ করা সম্ভব হয়।
প্রযুক্তিতে বিনিয়োগ
প্রযুক্তির ব্যবহার মানে কম সময়ে বেশি কাজ। একই সাথে নির্ভুল কাজের প্রতিশ্রুতি। ব্যবসায়ের সকল পর্যায়ে যত বেশি সম্ভব প্রযুক্তি নির্ভর ব্যবস্থা গ্রহণ করা উচিত। এই আধুনিক যুগে ব্যবসার নানা ক্ষেত্রের জন্য নানা রকম প্রযুক্তির উদ্ভাবন হয়েছে। তাই প্রতিবছর একটি ব্যবসায়ীকে প্রযুক্তি খাতের জন্য ভালো পরিমান বিনিয়োগ করার মানসিকতা রাখতে হবে। এবং নিজেদের প্রয়োজন বুঝে এই খাতে অর্থ ব্যয় করতে হবে।
বিশৃঙ্খলা-মুক্ত কর্মক্ষেত্র
কর্মক্ষেত্রে কখনো কোন রকম বিশৃঙ্খলা আসতে দেয়া যাবে না। শান্তিপূর্ণ কর্মস্থল কর্মীদের কাজের গতি বহুগুণ বাড়িয়ে দেয়। ম্যানেজমেন্টের সাথে কর্মীদের সম্পর্ক থেকে শুরু করে, কর্মীদের সাথে কর্মীদের যে দৈনন্দিন যোগাযোগ তার সবটুকুই শান্তিপূর্ণ হওয়া একটি কার্যকর ব্যবসার জন্য বাধ্যতামূলক। কর্মক্ষেত্রে কখনো কোন বিশৃঙ্খলা তৈরি হলেও তা যত জলদি সম্ভব সমাধান করতে হবে। এবং নিশ্চিত করুন ভবিষ্যতে যেন এ ধরনের ঘটনা আর না ঘটে। এতে কার্যকর ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা নিশ্চিত হয়।
ফাইল ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম
ডিজিটাল ফাইল এবং পাশাপাশি প্রয়োজনে ম্যানুয়াল নথি সংরক্ষণের জন্য একটি নির্ভরযোগ্য এবং কাঠামোগত সিস্টেম করা উচিত। পারফেক্ট ফাইল ম্যানেজমেন্ট নিশ্চিত করতে পারলে যখন যেই তথ্যগুলি প্রয়োজন তখন সহজেই তা পাওয়া যায়। তথ্য সংগ্রহের জন্য কোন সময় অপচয় হয় না। যা কার্যকর ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা এর ক্ষেত্রে সাহায্য করে।
নিয়মিত টিম মিটিং
সামগ্রিকভাবে সদস্যদের কাজের অগ্রগতি নিয়ে আলোচনা করতে, ব্যবসায়ের নানা রকম চ্যালেঞ্জ মোকাবেলা করতে এবং দলগত কাজকে উৎসাহিত করতে নিয়মিত টিম মিটিং করার দরকার আছে। এই মিটিংগুলি টিমের সদস্যদের কাজের ও নিজেদের আপডেট শেয়ার করতে, সদস্যদের মধ্যে ধারনা বিনিময় করতে সাহায্য করে। একই সাথে ব্যবসায়ের লক্ষ্যগুলির দিকে অগ্রসর হবার ক্ষেত্রে সকলের একসাথে কাজ করাকে নিশ্চিত করে।
কর্মীদের ফিডব্যাক
কার্যকর ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা এর জন্য এমন একটি কর্ম পরিবেশ সৃষ্টি করুন যেখানে ব্যবসায় সদস্য বা কর্মীরা নিজেদের কাজ, দক্ষতা, ব্যবসায়ের নানাবিধ প্রয়োজন ব্যবসায়ের যেকোনো ভুল অথবা সঠিক দিক নিয়ে মন খুলে আলোচনা করতে পারেন। কর্মীদের ফিডব্যাক নিয়ে কাজ করলে তা একদিকে ব্যবসার জন্য ইতিবাচক, অন্যদিকে কর্মীদের জন্য অনুপ্রেরণা স্বরুপ।
স্ট্রীমলাইন ডিসিশন মেকিং
ব্যবসায়িক বিষয়গুলোতে কিভাবে সিদ্ধান্ত গ্রহণ করা হবে তা আগে থেকে নির্ধারণ করতে হবে। একটি সিদ্ধান্ত নিতে গিয়ে যদি অতি বিলম্ব করা হয়, অথবা সিদ্ধান্ত কার অথবা কার কার থেকে আসবে, কি উপায় আসবে এসব যদি ঠিক করা না থাকে তবে শুধুমাত্র সিদ্ধান্ত নেয়ার ক্ষেত্রেই অনেক সময় অপচয় হতে পারে। যার ফলে কর্মী অসন্তোষ দেখা যায়, অনেক সময় সম্ভাবনাময় অনেক সুযোগ হাতছাড়া হয়ে যায়। এটি কার্যকর ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা এর জন্য অন্তরায়।
গ্রাহক ব্যবস্থাপনা সিস্টেম বাস্তবায়ন
শুধুমাত্র তখনই একটি কার্যকর ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা সম্ভব হবে যখন আপনার গ্রাহক আপনার ওপর সন্তুষ্ট থাকবে। আপনি যে ধরনেরই পণ্য অথবা সেবা নিয়ে ব্যবসা করে থাকেন না কেন গ্রাহক আপনাকে নিয়ে কি ভাবছে, আপনার পণ্য অথবা সেবা নিয়ে তার কি মতামত আছে ইত্যাদি জানা খুবই প্রয়োজন। শুধু জানলেই হবে না একটি সিস্টেমের মাধ্যমে এগুলো ট্রাক করতে হবে এবং প্রয়োজন অনুযায়ী ব্যবস্থা গ্রহণ করতে হবে।
নিয়মিত আর্থিক পর্যালোচনা
ব্যবসায় মাত্রই লাভের আশায় পরিচালিত হয়। আর সেজন্য নিয়মিত আর্থিক পর্যালোচনা করে একটি ব্যবসায় পরিচালনা করা উচিত। নিয়মিত আর্থিক পর্যালোচনা করুন এবং সেখানে প্রয়োজন অনুসারে কর্মীদের রাখুন, সকলকে এইক্ষেত্রে রাখা প্রয়োজন নাও হতে পারে। এর ফলে কখন কি করনীয়, একটি ব্যবসায় তার লক্ষ্যের দিকে আর্থিক স্কেল অনুযায়ী কতটা এগিয়েছে, কর্মীদের আগামী দিনগুলো কিভাবে কাজের প্ল্যান করতে হবে, এসব বিষয় নির্ধারণের জন্য একটি ভিত্তি পাওয়া যায়। একটি কার্যকর ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা এর ক্ষেত্রে নিয়মিত আর্থিক পর্যালোচনা অবশ্যই জরুরী।
নির্ভরযোগ্য বিক্রেতা এবং সরবরাহকারীদের নেটওয়ার্ক তৈরি
একটি কার্যকর ব্যবসায় মানেই কার্যকর ডিস্ট্রিবিউশন চ্যানেল। আর সেই চ্যানেল নিশ্চিত করার জন্য নির্ভরযোগ্য বিক্রেতা এবং সরবরাহকারীদের সাথে সম্পর্ক স্থাপন করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। এই দুইটি স্টেকহোল্ডারকে ঠিক রাখুন।
কর্মচারী প্রশিক্ষণ এবং উন্নয়নে বিনিয়োগ
আপনার ব্যবসায়ের কর্মীরা আপনার সবচেয়ে বড় সম্পদ। ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা তত বেশী সফল হবে যত বেশি দক্ষ কর্মী তৈরি করতে পারবেন । নিয়মিত কর্মীদের প্রশিক্ষণ এবং দক্ষতা বৃদ্ধিসহ নানা উন্নয়নের ক্ষেত্রে বিনিয়োগ করুন। মনে রাখবেন কর্মীর উপর বিনিয়োগ আপনার জন্যই লাভ বয়ে আনবে।
শেষ কথা
উপরের এই পয়েন্টগুলো আপনার ব্যবসার ক্ষেত্রে সঠিকভাবে মেনে চলতে পারলে আপনার জন্য সত্যিকার অর্থে ইতিবাচক ফলাফল বয়ে নিয়ে আসবে। তাই একটি কার্যকর ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা এর জন্য প্রথমে নিজের কি কি মেনে চলতে হবে তার তালিকা করুন এবং সেই অনুযায়ী কাজ করুন।
আরও পড়ুন- শেয়ার থেকে দ্রুত আয় করার উপায়।
